株式会社日本歯科新聞社は、個人情報の重要性を認識する。このため、その保護に遺漏なきよう、かつ関連の法令、規範等を遵守すべく、下記の通り個人情報保護に関する指針を定め、社内においてその徹底を図るとともに、社会に対してこれを公表する。
当指針における個人情報の概念
読者、広告関係者など、当社と取引関係および雇用、業務委託関係にあるあらゆる生存する個人について、氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレスその他、これを識別しうる全ての情報を個人情報と認識し、指針に基づく保護の対象とする。
個人情報の取得・利用に関して
個人情報は、法令・規範に則り適正、妥当な方法により取得する。一般的な利用目的は読者管理、広告主の連絡先確認など、原則的に、所定の目的以外で個人情報を取得・利用しない。他の目的により個人情報を利用する場合は、別途、対象となる個人に対してあらかじめ了解を得ることとする。
個人情報の保護に関して
上記の制限のもとに取得された個人情報は、利用目的の範囲内において、安全、正確な状態のもとで保護される。保護の方法に関しては、社内での個人情報管理に関わる人員の明確化と制限、社外からの不正なアクセスを防ぐ措置を取る。また、適宜、その方法の効果について再評価し、改善に努める。株式会社日本歯科新聞社における個人情報保護の管理責任者は本社CIO（情報管理責任者／チーフ・インフォメーション・オフィサー）とし、その指示のもと、読者管理部門長、営業部門長を通じ、全社員が個人情報保護の徹底に努めるとともに、保護体制に関する再評価に参加する。 特に、ウェブサイト上での購読申し込みなどについては、その情報がウェブを通じて外部に漏洩、外部よりの不正アクセスにより毀損されることのないよう所要の措置を講じる。
個人情報管理委員会の設置
上記の目的達成のために本社内に個人情報管理委員会を設置する。本委員会の議長はCIOとする。
業務の第三者委託に関して
出版物の発送に関して、一部第三者に業務委託をするが、この場合、受託者となる企業に対して当社同様の個人情報出版物の発送に関して、一部第三者に業務委託をするが、この場合、受託者となる企業に対して当社同様の個人情報保護体制の徹底と、当社内に適用される個人情報保護に関するあらゆる指針、取り決めを可能な限り遵守していただく。また、ダイレクトメール、見本紙・誌の発送先選定に関しては、法令を遵守し、正当な手段により取得された個人データに基づいて宛先とする。
利用目的などの問い合わせ、開示等請求に関して
当社で保有する取引先の生存する個人に関する情報について、本人からの利用目的などの問い合わせ、開示・訂正・追加・削除の請求については、本社読者管理担当宛の連絡、請求により受け付ける。その際、本人確認のため、所要の質問をさせていただくことがある。なお、単品購入などで個人情報に該当する情報が６ヶ月以内に廃棄される場合は、法律に規定がないため上記の措置の対象外とする。
紛議の対応
当社で保有する取引先の生存する個人に関する情報について、本人からの利用目的などの問い合わせ、開示・訂正・ 上記の個人情報の取り扱いについて紛議が生じた場合、東京地方裁判所を第一審の専属合意管轄裁判所とする。
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